Vergleiche Medien- und ICT-Konzept deiner Schule.

Die Arbeitsgruppe Medien und ICT stellt das Thema Kommunikation auf der Ebene Lehrperson/Kollegium in jeder einzelnen Schuleinheit vor. Sie präsentiert mögliche Kommunikationswege und beschreibt deren Anwendung in schultypischen Kommunikationsanlässen wie:

• Konvent, Teamsitzungen …
• Absprachen zwischen zwei Lehrpersonen
• Kommunikation innerhalb des Schulhausteams
• Kommunikation innerhalb der ganzen Schulgemeinde
• Umgang mit Personendaten
• Weitere typische Kommunikationssituationen im betreffenden Schulteam.

Weiter erhebt das Schulteam gemeinsam den Ist-Zustand im eigenen Team:

• Welche Vereinbarungen werden in Bezug auf die einzelnen Kommunikationsanlässe explizit getroffen?
• Welche impliziten Vereinbarungen bestehen in unserem Schulteam?

In der Folge hinterfragt das Schulteam die bisherigen Vereinbarungen und Abläufe und sucht bei Bedarf nach Erweiterungen oder Alternativen. Die Arbeitsgruppe Medien und ICT ergänzt sie je nach Situation mit weiteren Kommunikationsmitteln und stellt diese zur Diskussion. Weiter stellt sie die Zusammenhänge zu den anderen Kommunikationsbereichen wie z.B. dem Notfallkonzept her.

Alternativ zur Bearbeitung im ganzen Schulteam kann eine Arbeitsgruppe bestehend aus Lehrervertretungen, der Schulleitung sowie der Projektleitung das Thema vorbereiten und dem Schulteam den Entwurf zur Diskussion stellen.

Im nachfolgenden Schritt erarbeitet ein Projekt-Team zusammen mit der Arbeitsgruppe eine Kommunikationsvereinbarung der Schuleinheit. Diese Vereinbarung ist Bestandteil des Kommunikationskonzepts der gesamten Schuleinheit. Unterschiedliche Kommunikationspapiere der einzelnen Schuleinheiten sind möglich und teils notwendig. Die Arbeitsgruppe achtet in Absprache mit der Schulpflege darauf, dass spezifische Vereinbarungen der einzelnen Schuleinheiten den gemeindeübergreifenden Kommunikationsvereinbarungen nicht zuwiderlaufen.

Die Arbeitsgruppe Medien- und ICT sucht in Zusammenarbeit mit der Schulpflege und der Schulleitungskonferenz ein geeignetes Gefäss zur Begutachtung und Abnahme des erarbeiteten Kommunikationskonzepts.

Funktionierende, verlässliche Kommunikationswege sind auf der Ebene Kollegium zwingend notwendig. Schülerinnen und Schüler werden in der Regel von mehreren Lehrpersonen betreut. Die Förderung und Begleitung der Lernenden erfordert einen Dialog aller an der Schule beteiligten Personen. Dies stellt hohe Ansprüche an die Kommunikation und deren Kanäle.

Im Kontext der Schule sind die Daten oft sensibel. Dies bedeutet, dass die Handhabung dem Informations- und Datenschutzgesetz IDG genügen muss. Dies betrifft nicht nur Berichte über Lernende, sondern auch Notenblätter oder sogar ihre Bewerbungsschreiben.

Kommunikation personensensibler Daten

Das Schulteam sollte verschiedene Austauschkanäle für unterschiedliche Informationen nutzen. Dabei muss immer die Datensensibilität berücksichtigt werden.

• Wie «sicher» sind die persönlichen «Ablagefächli» im Lehrerzimmer?
• Muss die E-Mail verschlüsselt werden, wenn ein Bericht über einen Lernenden weitergeleitet wird?
• Wie sicher ist der gemeinsame Austauschordner auf dem Schulhaus-Server?

Es ist wichtig, dass bezüglich der Datenhandhabung und -weitergabe sowie der Sensibilität der Daten Absprachen und Vereinbarungen getroffen werden. Es muss vereinbart werden, für welche Informationen welche Kommunikationskanäle (nicht) verwendet werden sollen.

Mögliche Vereinbarungen:

• bei Aussagen über Schülerinnen und Schüler in Mails keine vollständigen Namen nennen
• keine persönlichen Schülerinformationen in unverschlüsselten Mails versenden
• keine Therapieberichte in der Lehrerdateiablage, die für alle Lehrpersonen zugänglich sind
• …

Hol- und/oder Bringschuld

Sitzungen und Besprechungen belasten das Zeitbudget von Lehrpersonen zunehmend. Demzufolge sollen Sitzungen so wenig als möglich und so häufig wie nötig einberufen werden. Es soll auf einen klar strukturierten Ablauf und auf einen einfachen Zugang zu den benötigten Sitzungsunterlagen geachtet werden.

Sitzungsunterlagen und -protokolle müssen auf einem vereinbarten Weg zur Verfügung gestellt werden. Für die Unterlagen kann eine Hol- oder Bringschuld vereinbart werden. Bei Holschuld der Lehrpersonen wird vereinbart, wann und wo Unterlagen abgeholt werden können und müssen. Bei Bringschuld wird abgemacht, wann die Unterlagen den Lehrpersonen auf welchem Weg zugestellt werden.

ICT können den Prozess des Austausches erleichtern. Interne Dateiablagen ermöglichen es, dass berechtigte Personen die benötigten Unterlagen von jedem Computer der Schule abrufen können. Externe Dateiablagen, z.B. bei educanet2, machen die Unterlagen von jedem Computer mit Internetanschluss verfügbar.

Mögliche Vereinbarungen

• Die SL lädt die Teammitglieder per E-Mail zu Sitzungen ein (inkl. Traktanden).
• Sitzungsprotokolle werden in die gemeinsame Dateiablage aufgeschaltet und müssen von den Lehrpersonen bis zur nächsten Sitzung gelesen werden.
• Wichtige Informationen werden durch die SL im internen Teamblog publiziert. Jede Lehrperson muss den Blog einmal pro Woche lesen.
•  …

Digitale Kommunikation von Person zu Person

Die digitale Kommunikation zwischen zwei Lehrpersonen kann über verschiedene Kanäle stattfinden. Die Wahl des Kommunikationskanals wird beeinflusst durch die Verfügbarkeit der ICT-Geräte (Telefon, Handy, Computer) resp. der zur Verfügung stehenden Dienste und Programme (Skype, Chat, E-Mailadresse u.a.).

Für Mitteilungen, die dringend sind oder einen mündlichen Austausch erfordern, werden synchrone Kommunikationsmedien wie Festnetztelefon, Handy oder Internettelefonie (z.B. Skype) eingesetzt. Für dringende Kurzmitteilungen kann auch ein interner Textchat verwendet werden.

Für einen Austausch, der nicht zeitnah geführt werden muss, kann zum Beispiel E-Mail eingesetzt werden. Die bietet sich auch dann an, wenn die Nachvollziehbarkeit und Verbindlichkeit des Austausches wichtig ist, da den Beteiligten ein schriftlicher Verlauf vorliegt.

Die Form der Kommunikation (locker oder formal) wird durch die Art der Mitteilungen oder des Geschäfts beeinflusst.

Mögliche Vereinbarungen

• Bei dringenden und komplexen Themen wird der direkte Kontakt oder ein Kontakt
  per (Internet-)Telefon gesucht.
•  Verbindliche Abmachungen werden in schriftlicher Kurzform per Mail übermittelt oder bestätigt.
•  …

Kommunikation auf der Ebene Schulhausteam

Für die Regeln der Kommunikation auf Ebene Schulteam ist in erster Linie die Schulleitung verantwortlich. Sie gibt die Kommunikationswege und Verbindlichkeiten vor. Sie bestimmt die Art der Sitzungsvorbereitung, der Sitzungsleitung und Protokollierung der Ergebnisse.

Auf dieser Ebene sind die Reservationen von Räumen, Videos, Beamern u.a.m. zu vereinbaren. Ob dies mittels ausgedruckter Listen oder über ein digitales Reservationssystem erfolgt, entscheidet das Kollegium zusammen mit der Schulleitung. Wichtig ist, dass Doppelspurigkeiten vermieden werden. Das digitale System hat den Vorteil, dass die Reservierungen auch vom Schulzimmer oder von zu Hause aus gemacht werden können. Dies bedingt jedoch, dass den Lehrpersonen jederzeit an verschiedenen Orten Computer mit Netzanschluss zur Verfügung stehen.

Kommunikation auf der Ebene Schulgemeinde

Der grösste Teil der Kommunikation mit der Schulpflege wird über die Schulleitung erfolgen. Dabei orientiert sich die Kommunikation an den Gepflogenheiten in der Geschäftswelt.

Mögliche Vereinbarungen:

• Für Abklärungen und kurze Anfragen ist der telefonische Kontakt geeignet.
• Wichtige Entscheide werden in einer kurzen, schriftlichen Notiz festgehalten. Die schriftliche Kommunikation kann mit E-Mail erfolgen (siehe auch «Sieben goldene E-Mail-Regeln»).
• Personen, die in einer E-Mail genannt oder angesprochen werden, werden in der Regel durch den Eintrag ihrer E-Mailadresse im «CC» in Kenntnis gesetzt.
• Werden personenrelevante oder sensible Daten kommuniziert, kann ein Ausdruck der direkt angesprochenen Person übergeben werden.