Vergleiche Medien- und ICT-Konzept deiner Schule.

Ist-Zustand erfassen

• Erheben Sie den Ist-Zustand der bisher genutzten Kommunikationsinstrumente:
• Welches sind unsere bisherigen Instrumente zur Kommunikation mit den Eltern?
• Welche Telefonnummern werden für schulische Arbeiten genutzt (Schulnummer, Festnetz privat, Handy privat …)?
• Welche E-Mailadressen werden genutzt (allgemeine Schuladresse, private E-Mailadressen, persönliche E-Mailadresse der Schule)?
• Wie ist der Umgang mit der persönlichen und der allgemeinen Schul-E-Mailadresse?
• Wer pflegt bereits Mail-Kontakte und wie sind die Erfahrungen damit?

Diskussion und Vereinbarungen

Auf Basis des Ist-Zustandes erarbeitet ein Projekt-Team einen detaillierten und begründeten Lösungsvorschlag künftiger Kommunikationsinstrumente und legt diesen dem Kollegium zur Diskussion vor:

• Umgang und Erreichbarkeit mit E-Mail
• Telefon resp. Handy als Kommunikationsmedium
• Umgang mit sozialen Medien (Facebook) als Kommunikationskanal
• Kontaktheft
• Webplattform
• …

Bei der Wahl der künftigen Instrumente tragen Sie der Belastung für und den Ansprüchen an die Lehrerschaft Rechnung. Zeigen Sie Grenzen des Anspruchs auf Erreichbarkeit auf. Die finanzielle Komponente für die Schule resp. für die Gemeinde muss ebenfalls berücksichtigt werden.

Die getroffenen Entscheidungen sowie die zugrunde liegenden Argumente werden protokolliert und der Projektleitung der Schulgemeinde übergeben. Die Kommunikationsvereinbarung der einzelnen Schuleinheit ist Bestandteil des Kommunikationskonzepts der ganzen Schulgemeinde. Dem Kollegium muss klar sein, dass dieses Kapitel 11 «Wie wir kommunizieren – Kommunikation und Information» eine stimmige Einheit bilden muss. Dementsprechend sind allenfalls in einer späteren Phase noch kleine Korrekturen notwendig.

Eine positive und offene Kommunikation zwischen Schule und Erziehungsberechtigten ist entscheidend für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zum Wohl der Kinder und Jugendlichen. Ziel ist es, mit Blick auf eine optimale Förderung, Erziehung und Bildung der Schülerinnen und Schüler die Basis für eine beidseits als konstruktiv erlebte Zusammenarbeit von Schule und Elternhaus zu legen. Zwischen Eltern, Lernenden und Lehrpersonen soll eine Vertrauensbasis entstehen. Die Schule informiert die Eltern über die Absichten und Aktivitäten in Bezug auf das Schulhaus, die Klasse und auf das einzelne Kind. Dafür sind vielfältige Formen des Informationsaustausches möglich. Das Leitbild und/oder das Schulprogramm machen Aussagen zur Kommunikation und Kooperation mit den Eltern.

Im § 54 des Volksschulgesetzes (VSG) steht:

«Lehrpersonen und Eltern arbeiten im Rahmen ihrer Verantwortlichkeiten zusammen. Die Eltern werden regelmässig über das Verhalten und die Leistungen ihrer Kinder informiert. Sie informieren ihrerseits die Lehrpersonen oder die Schulleitung über das Verhalten ihrer Kinder und über Ereignisse in deren Umfeld, soweit dies für die Schule von Bedeutung ist.»

Die Fachstelle für Schulbeurteilung, formuliert unter «Zusammenarbeit mit den Eltern»

Qualitätsansprüche und Indikatoren

Es ist entscheidend, dass die Abläufe, Rollen und Inhalte der Zusammenarbeit mit den Eltern auf der Ebene der Klasse resp. des einzelnen Kindes klar beschrieben sind. Der Informationsfluss soll stufenspezifisch betrachtet und mittels direktem Kontakt und verschiedener Medien wahrgenommen werden.

Medienvielfalt nutzen

Die Kommunikation zwischen Eltern und Lehrpersonen kann mittels digitaler Medien (Telefon, E-Mail, Klassenblog oder Website) oder analoger Medien (Brief, Flyer oder Kontaktheft) stattfinden. Je nach Mitteilung oder Dringlichkeit bietet das eine oder andere Medium Vorteile.

Kontaktheft

Das Kontaktheft dient der Kommunikation zwischen der Schule und den Eltern, den Lernenden  und den Lehrpersonen. Die Lernenden haben das Kontaktheft in jeder Stunde bei sich. Wesentliche Dinge werden sowohl von den Eltern als auch von den Lehrpersonen eingetragen. Die Eltern und Klassenlehrpersonen visieren jede Woche die entsprechende Seite des Kontakthefts und zeigen dadurch, dass sie die Informationen zur Kenntnis genommen haben. Die Rückmeldungen von vielen Schulen bestätigen, dass dies ein sehr nützliches Werkzeug zur systematischen Kommunikation ist. Eine unabdingbare Voraussetzung ist, dass alle Lehrpersonen das Kontaktheft als verbindliches Kommunikationsmittel akzeptieren und nutzen.

Kommunikation mittels E-Mail

Die Kommunikation mittels E-Mail ist in der Geschäftswelt wie auch im Privatbereich weit verbreitet. Wie bei jedem Medium gibt es auch bei der E-Mail-Kommunikation Regeln, die einen professionellen Auftritt unterstreichen. Dazu gehört die klare Trennung von geschäftlicher und privater E-Mailadresse. Die an der Schule angestellten Personen nutzen für die Kommunikation mit den Behörden, den Eltern und dem Schulumfeld ausschliesslich die von der Schule eingerichtete E-Mailadresse.

Als Standard hat sich weitgehend der Aufbau «vorname.name[at]schule-musterhausen.ch» etabliert.

E-Mails sollten sowohl mit einem lokalen Mailprogramm (E-Mail-Client) als auch via Webmail bearbeitet werden können.

Für spezielle Funktionen werden eigene E-Mail-Konten eröffnet. Damit ist sichergestellt, dass bei einem Stellen- oder Funktionswechsel die wichtigen Kontakte und Mails noch greifbar sind. Beispiel dafür ist die Funktion der Schulleitung (schulleitung[at]schule-musterhausen.ch).

Die schulische Kommunikation mit E-Mailadressen von kostenlosen Anbietern (@yahoo.de, @gmx.ch, @gmail.com, etc.) soll von der Schule ebenso untersagt werden wie das Beantworten von E-Mails nach dem Weiterleiten vom privaten E-Mail-Konto.

Die 7 goldenen E-Mail-Regeln

• Effiziente und professionelle E-Mail-Kommunikation ist nur dann erfolgreich, wenn die wichtigen Grundregeln beachtet werden, wie die «7 goldenen E-Mail-Regeln»:
• Strukturieren Sie Ihre E-Mails gut und übersichtlich, fügen Sie die Signatur bei.
• Schreiben Sie das Wichtigste zuerst – möglichst schon in der Betreffzeile.
• Schreiben Sie höflich und gepflegt, wie bei einem traditionellen Brief.
• Schreiben Sie kurze, leicht verständliche Sätze, ohne Floskeln und Füllwörter.
• Beantworten Sie E-Mails innerhalb von 24 Stunden – oder bestätigen Sie den Erhalt und nennen Sie einen Termin, bis wann Sie antworten.
• Vermeiden Sie zu grosse Dateianhänge. (PDF-Dateien sind ideal, mehrere Dateien zippen.)
• Wälzen Sie keine Probleme per E-Mail. Konflikte lösen Sie besser per Telefon oder im persönlichen Gespräch.

(Quelle: Intranet Kanton Zürich)

Die Schule kann das Dokument «Persönliche Erklärung zur Nutzung von Internet und E-Mail» von der Lehrperson unterschreiben lassen. Damit legt sie verbindliche Regeln für den Umgang mit Internet und E-Mail fest. Allenfalls ist das Dokument auch Bestandteil einer erweiterten Nutzungsvereinbarung.

Die Arbeitszeiten der Lehrpersonen sind unregelmässig. Während der Unterrichtsphase werden die Lehrpersonen kaum zum Beantworten von E-Mails kommen. In die unterrichtsfreie Zeit fallen Korrektur- und Vorbereitungsarbeiten in unterschiedlichen Räumen. Dies ist nicht gleichzusetzen mit Arbeit am Computer. Diese Voraussetzungen gilt es für die Festlegung der Reaktionszeit zur Beantwortung von E-Mails zu berücksichtigen. Zudem soll die Reaktionszeit in den Ferien speziell geregelt werden.

Die Kommunikation mit E-Mail gehört zur sogenannten «asymmetrischen» Kommunikation. Dies bedeutet, dass anders als z.B. beim Chat oder Telefon, die Kommunikation zeitverzögert stattfindet. Dementsprechend eignet sich dieses Medium nicht für «Notfälle» oder dringende Mitteilungen. Hierfür ist das Telefon vorzuziehen.

Erreichbarkeit per Telefon (Festnetz, Handy)

Die Kindergärten, Grundstufen und Schulanlagen sind uneinheitlich mit Telefonanschlüssen und Apparaten ausgerüstet. Oft haben Kindergärten eine direkte Telefonnummer, während in den Schulen die Lehrpersonen nur übers Telefon im Vorbereitungs-, Lehrerzimmer oder via Schulleitung erreicht werden können. Es wäre wünschenswert, dass jede Lehrperson im Klassenzimmer einen persönlichen Telefonanschluss hätte. Viele Lehrpersonen, die dieser Idee zu Beginn kritisch gegenüberstanden, haben die Einführung nachträglich als entlastend und als grossen Gewinn schätzen gelernt.

Internetanschlüsse ermöglichen grundsätzlich auch das Telefonieren übers Internet (VoiP). Dazu muss jedoch eine genügend grosse Bandbreite vorhanden sein. Dies ist mit einem «Schulen ans Internet»-Anschluss (SAI) nicht der Fall. SAI unterstützt mangels genügend grosser Bandbreite und der Sprachqualität VoiP nicht.

Ein Handy oder Smartphone ist ein persönliches Gerät. Private Geräte verursachen bei der Lehrperson Erstehungs-, Abonnements- und Gesprächskosten. Falls die Erreichbarkeit per Handy vorausgesetzt, von der Schulleitung oder von den Behörden gewünscht wird, sollten die finanziellen Auslagen entschädigt werden. In einem Vertrag sollen die Kostenbeteiligung für den Erwerb und die Entschädigung für die Abo- und Gesprächskosten vereinbart werden. Zu bedenken ist in diesem Fall zudem, dass die Weitergabe von privaten Handynummern an Eltern von vielen Lehrpersonen abgelehnt wird.

Alternativ kann die Schule Handys mit Prepaid-Karten zur Verfügung stellen. Sie verursachen keine Abokosten. Dennoch sind die Lehrpersonen per Anruf oder SMS erreichbar. Bereits jetzt ist es üblich, dass Schulen einzelne Geräte für Ausflüge oder für spezielle Ereignisse zur Verfügung stellen. Somit ist die Erreichbarkeit von Lehrpersonen z.B. bei Klassenausflügen oder speziellen Anlässen jederzeit gewährleistet.

Publikationen im Web bzw. auf sozialen Netzwerkdiensten

Soziale Medien sind Teil des «Mitmach-Webs»: Facebook, Twitter, Bloggs und viele andere mehr. Die Beiträge der Publizierenden und Kommentierenden sind ohne spezielle Schutzmassnahmen für einen grossen Personenkreis einsehbar.

Bei einigen Anbietern bzw. Angeboten lassen sich die Publikationen durch ein Passwort schützen. Nur wer das Passwort kennt, kann die Inhalte sehen. Für Publikationen auf Klassenebene kann es durchaus angebracht sein, die Informationen so zu schützen, dass sie nur für die Eltern zugänglich sind. Aber Achtung: Einen absoluten Schutz gibt es nicht. Inhalte können kopiert und Zugangsdaten könnten an Unberechtigte weitergegeben werden. Personensensitive Angaben haben daher auf solchen Plattformen nichts zu suchen.

Die sieben goldenen E-Mail-Regeln

Ein Dokument des Datenschutzbeauftragten des Kantons Zürich zum Thema E-Mail und Internetnutzung